Paramètres de la société

Le menu Paramètres, rubrique par rubrique

• Profil entreprise centralise l'identité, la langue des documents, les informations Cerfa, le logo, les coordonnées de facturation, la connexion SuperPDP et l'archivage de la société.
• Numérotation règle les formats et séquences des commandes, réceptions, livraisons, factures, avoirs, registres de traçabilité et Cerfa.
• Stock contrôle la disponibilité des lots, les tolérances opérationnelles, la numérotation des lots, le préremplissage de provenance et les dates/heures des sorties.
• Parcs gère les catégories de calibres et les valeurs proposées dans les formulaires liés aux parcs.
• Emails personnalise les modèles métier et configure, si besoin, votre serveur SMTP.
• Portail client active ou désactive le portail pour toute la société et choisit les rubriques visibles par les clients.
• Archives rassemble les produits et les clients retirés des listes actives.
• Mes préférences adapte les modes d'ajout de lignes, de création des livraisons et de création des réceptions sur votre poste.
• Journal d'audit permet de rechercher, filtrer et détailler les événements métier enregistrés par l'application.
• Exports comptables fige une période dans un snapshot CSV ou Excel et conserve l'historique des exports générés.

Profil entreprise : identité et langue

Ouvrez Paramètres > Profil entreprise > Identité. Le champ Nom de la société est le nom affiché dans l'espace de travail et sert de valeur de référence lorsqu'aucune raison sociale de facturation n'est renseignée. Le sélecteur Langue des documents définit la langue des futurs PDF, exports et emails métier ; l'interface observée propose notamment le français.

Après une modification, utilisez Enregistrer les modifications. Le lien Annuler ramène au tableau de bord sans conserver la saisie en cours.

Profil entreprise : Cerfa et zone sanitaire

L'onglet Cerfa prépare les informations de l'émetteur du CERFA 15063*04. La raison sociale, l'adresse et le SIRET sont repris depuis les informations de facturation ; cette page complète les valeurs propres au contexte sanitaire.

• N° d'agrément sanitaire : saisissez l'identifiant qui doit apparaître sur les registres sanitaires PDF de traçabilité.
• Qualité du fournisseur : choisissez Éleveur, Pêcheur, Halle à marée, Purificateur ou Négociant, grossiste ou autre.
• Identifiant fournisseur à reporter : choisissez entre N° d'agrément sanitaire, N° SIRET, N° de permis de pêche et N° d'immatriculation du navire. Un seul identifiant est coché dans le Cerfa.
• Codification et nom de la zone : sélectionnez une zone existante, recherchez-la dans la fenêtre de sélection ou utilisez Créer une zone pour ajouter une zone disponible uniquement pour votre société.
• Classement sanitaire de la zone : choisissez A, B, C, Non classée ou Aucune valeur par défaut.
• Zone en alerte microbiologique : choisissez Oui, Non ou Aucune valeur par défaut.

Les valeurs définies dans Valeurs par défaut de la zone préremplissent les futurs Cerfa mais restent modifiables sur chaque document. La création d'une zone demande une codification et un nom ; fermez ou annulez la fenêtre si vous ne souhaitez rien créer. Enregistrez ensuite avec Enregistrer les modifications.

Profil entreprise : logo et facturation

Dans Logo, le logo actuel est affiché dans l'espace de travail et peut être repris sur les documents. Cliquez sur la vignette Logo actuel pour choisir une nouvelle image. Les formats acceptés par le sélecteur sont PNG, JPEG, JPG et WebP. Enregistrer le logo devient disponible après une nouvelle sélection ; Supprimer le logo retire le logo enregistré.

Dans Facturation, renseignez les coordonnées reprises sur les bons de commande et les factures : Raison sociale, Email de facturation, Adresse, Complément d'adresse, Code postal, Ville, Pays, Numéro de SIRET, Numéro de TVA et Régime de TVA. Le pays s'ouvre dans une fenêtre recherchable ; le régime propose TVA applicable ou Franchise en base — article 293 B du CGI.

Le bouton Enregistrer les informations sauvegarde l'ensemble de l'onglet. Ces coordonnées alimentent également l'émetteur Cerfa décrit plus haut : vérifiez-les avant de générer un document sanitaire.

Profil entreprise : facturation électronique et archivage

L'onglet Facturation électronique affiche la connexion de la société à SuperPDP. L'écran présente l'état de connexion, l'identifiant vérifié, la date du dernier contrôle, le bouton Actualiser et le bouton Déconnecter. Une seconde zone, Lignes d'annuaire, permet d'actualiser les adresses déclarées par SuperPDP pour recevoir les factures électroniques ; si le service ne renvoie rien, l'écran indique que les lignes ne sont pas disponibles.

L'onglet Archivage est réservé au propriétaire. Archiver l'entreprise retire l'accès à l'espace tout en conservant les données. Il s'agit d'une action de fin de cycle : vérifiez les exports et les accès nécessaires avant de la lancer.

Ouvrir la connexion SuperPDP · Ouvrir l'onglet Facturation électronique

Numérotation des documents

Dans Paramètres > Numérotation, Oyster Flow sépare les séquences en trois onglets : Achats, Ventes et Traçabilité. Chaque famille de document se déplie avec Afficher les paramètres. Les réglages sont enregistrés avec Enregistrer les paramètres ; le point de départ modifié concerne les prochains documents et ne renumérote pas l'historique.

• Achats : Commandes fournisseurs et Réceptions fournisseurs. Les références des factures fournisseur restent saisies librement.
• Ventes : Commandes client, Livraisons client, Factures client et Avoirs client. Les factures et avoirs correspondent aux numéros légaux de vente.
• Traçabilité : Registres de traçabilité et Cerfa.

Chaque séquence expose le même paramétrage : Format du numéro, Réinitialisation, Préfixe, Séparateur, Suffixe, Nombre de chiffres, Prochain numéro et un Aperçu du prochain numéro. Le format propose Séquence uniquement, Année, Année + jour de l'année, Année courte + jour, Année + mois + jour et Année courte + mois + jour. La réinitialisation propose Jamais, Chaque année ou Chaque jour.

Stock : disponibilité et tolérances

Dans Paramètres > Stock, l'onglet Disponibilité et tolérances définit le comportement par défaut des nouveaux lots et les écarts autorisés. Le champ Délai après création ou réception ajoute un délai à la date de création ou de réception ; son unité est choisie via le sélecteur affiché à côté.

• Autoriser le stock physique négatif permet une sortie supérieure au stock du lot lorsque les mouvements réels sont saisis avant les entrées administratives.
• Autoriser la sur-réservation permet de réserver davantage que le stock physique disponible sans autoriser automatiquement une sortie négative.
• Autoriser la saisie anticipée des mouvements de traçabilité permet d'enregistrer une entrée, une sortie, un retour ou un déplacement de reliquat avant la date et l'heure choisies pour l'opération.

Les écarts autorisés apparaissent comme des quantités disponibles négatives et doivent être régularisés par une entrée, une réception ou une correction historisée. Les mouvements anticipés apparaissent immédiatement dans la traçabilité, même si leur date d'opération n'est pas encore atteinte.

Stock : lots et provenance

L'onglet Configuration des lots règle les numéros proposés lors d'une création manuelle et lors des réceptions qui génèrent automatiquement des lots. Le mode de génération propose Année + séquence, Séquentiel simple, Année + jour de l'année, Année courte + jour, Année + mois + jour et Année courte + mois + jour, chacun avec son exemple de format.

• Réinitialisation de la séquence : Aucune réinitialisation, Réinitialisation annuelle ou Réinitialisation quotidienne.
• Préfixe, Séparateur et Suffixe composent la partie libre du numéro.
• Longueur de la séquence se règle avec les boutons pour réduire ou augmenter le nombre de chiffres ; l'aperçu de la proposition se met à jour.
• Préremplissage de provenance : Pas de préremplissage, Dernier lot ou Données brutes. Le choix s'applique uniquement au formulaire manuel de création d'un lot.

Les réceptions qui génèrent automatiquement des lots suivent la règle de numérotation définie ici, mais pas le préremplissage libre de provenance. Utilisez Enregistrer les paramètres après vos modifications.

Stock : sorties et affectation des lots

L'onglet Sorties de stock règle l'affectation des lots pour les livraisons et les points de vente. Le Mode d'affectation des lots propose Affectation automatique, qui répartit la quantité sur les lots disponibles, ou Choix manuel, qui demande de relier explicitement chaque ligne stockable à un lot.

Le commutateur Afficher le numéro de lot ajoute le numéro du lot lié sous la ligne produit dans le PDF. Les priorités sont évaluées en cascade : Oyster Flow teste P1, puis P2, puis la règle par défaut et conserve le premier résultat exploitable.

• Pour la date, chaque niveau peut utiliser Aucune priorité, Reprendre la livraison précédente, Date de livraison exacte, Date de livraison moins X jours ou Date du jour. Le décalage en jours n'est utilisé qu'avec la règle « Date de livraison moins X jours ».
• Pour l'heure, chaque niveau peut utiliser Aucune priorité, Reprendre la livraison précédente, Heure prédéfinie ou Heure actuelle. Le champ Heure prédéfinie reste désactivé tant qu'une priorité ne l'utilise pas.
• La zone Résultat appliqué affiche la date et l'heure retenues par la cascade. Si un utilisateur modifie ensuite la date ou l'heure sur une ligne, cette valeur manuelle est conservée.

Ouvrir les paramètres de stock · Lire le guide stock

Parcs : calibrer les valeurs proposées

La page Paramètres > Parcs ne comporte pas de bouton d'enregistrement global. Elle organise les valeurs proposées dans les formulaires par catégorie ; l'ajout et la modification se font dans une fenêtre dédiée.

• Huîtres marchandes : N00, N0, N1, N2, N3, N4 et N5.
• Huîtres de collage : T10, T15 et T20.
• Pré-grossissement : T6, T8 et T10.
• Outils pré-grossissement : Pochon, Lanterne, Perls-nets, Coupelles et Corde collage.
• Sexes : Triplo, Diplo et Naturelle.

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   Choisir une catégorie

   Cliquez sur Ajouter dans la catégorie concernée.

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   Renseigner le calibre

   Saisissez le texte du calibre, l'Unité et choisissez une couleur parmi Gris, Vert citron, Indigo, Rouge, Jaune, Vert ou Orange.

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   Enregistrer la valeur

   Le bouton Ajouter est activé lorsque le libellé requis est renseigné. Cliquez sur une valeur existante pour ouvrir Modifier, puis utilisez Enregistrer.

Chaque valeur dispose également d'une action Supprimer. Vérifiez les formulaires et les données qui utilisent un calibre avant de retirer une valeur.

Emails : modèles et éditeur par blocs

Dans Paramètres > Emails, l'onglet Modèles d'email permet de choisir un modèle puis d'en modifier l'objet, le contenu, les boutons et les pièces jointes. Le sélecteur regroupe les modèles par usage : automatisations, achats, ventes et portail client.

• Automatisations : E-mail de traçabilité automatisée.
• Achats : Envoi de commande fournisseur.
• Ventes : Envoi de devis, Envoi de bon de commande, Envoi de bon de livraison, Envoi de Cerfa de livraison, Envoi de traçabilité de livraison, Envoi de facture et Envoi d'avoir.
• Portail client : Accès au portail client et Réinitialisation du code PIN.

Avec Éditeur par blocs activé, ajoutez un Titre, un Texte, un Bouton ou un Encadré. Chaque bloc peut être monté, descendu ou supprimé ; son ordre est repris dans l'email final. L'objet est éditable, les couleurs sont volontairement encadrées pour garantir un rendu cohérent, et l'écran affiche un aperçu avec des données d'exemple.

Pour les emails de traçabilité, Joindre le PDF à l'envoi ajoute le registre PDF en pièce jointe ; l'écran montre aussi le nom de fichier généré. Les variables disponibles sont insérables depuis la page, notamment {{company.name}} et {{traceability.url}}. Réinitialiser restaure le modèle sélectionné ; Enregistrer conserve vos modifications.

Emails : connecter un serveur SMTP

Dans l'onglet Configuration SMTP, activez Utiliser mon SMTP pour déverrouiller les champs de configuration. La section Configuration rapide propose Autre serveur SMTP, puis les paramètres transmis par votre hébergeur : adresse email d'expédition, nom d'expéditeur, serveur SMTP, port, identifiant SMTP et mot de passe SMTP.

• Le port est prérempli à 587 dans l'écran observé ; adaptez-le à votre fournisseur.
• Connexion TLS implicite est généralement utilisée avec le port 465 ; pour STARTTLS sur le port 587, laissez-la désactivée.
• Renseignez une Adresse de réception du test, puis utilisez Tester la connexion ou Envoyer un email d'essai.
• Le mot de passe est chiffré et n'est plus affiché après l'enregistrement.

Portail client : choisir ce que vos clients voient

Dans Paramètres > Portail client, le réglage Activer le portail client s'applique à toute l'entreprise. Le désactiver bloque l'accès et retire les liens du portail dans les emails clients.

• Factures ouvre la liste des factures du client.
• Avoirs ouvre la liste des avoirs.
• Devis ouvre la liste des devis.
• Commandes ouvre la liste des commandes.
• Livraisons ouvre la liste des livraisons.
• Cerfa ouvre les Cerfa associés au client.
• Mes informations ouvre les coordonnées modifiables du client.

Seules les rubriques activées sont affichées et accessibles côté client. Après avoir modifié les commutateurs, cliquez sur Enregistrer les réglages.

Archives : retrouver les données retirées des listes

La page Paramètres > Archives sépare les données archivées dans deux onglets : Produits et Clients. Chaque onglet dispose d'une recherche dédiée et d'un tableau adapté au type de donnée.

• Dans Produits, la recherche est libellée Rechercher dans les archives... et le tableau affiche les colonnes Élément et Détails.
• Dans Clients, la recherche est libellée Rechercher dans les archives… et le tableau affiche Client, Identifiant, Détails et Actions.
• Lorsque la société ne possède aucune donnée archivée, l'écran affiche Aucune archive et le tableau indique qu'aucun produit ou client n'est archivé.

Utilisez cette page pour distinguer une donnée absente d'une donnée retirée de la liste active ; la recherche est limitée à la catégorie sélectionnée.

Mes préférences : adapter la saisie à votre poste

Paramètres > Mes préférences concerne votre façon de saisir les opérations sur ce poste. La page ne présente pas de bouton d'enregistrement global : choisissez une option dans chaque groupe radio, puis continuez votre travail. Vous pouvez changer de mode à tout moment ; les lignes déjà ajoutées ne sont pas modifiées.

• Mode d'ajout des lignes : Classique ajoute une ligne vide à compléter ; Saisie express ouvre un sélecteur de références avec quantité pour enchaîner plus rapidement les références et les lots.
• Mode de création des livraisons : Classique ajoute automatiquement les références commandées avec les quantités restantes ; Ajout progressif démarre sans ligne et ouvre le sélecteur à chaque ajout.
• Mode de création des réceptions : Classique ajoute les références restant à recevoir avec les reliquats, coûts, TVA et unités ; Ajout progressif ajoute chaque référence séparément et prépare ses informations de lot entrant.

Les deux derniers réglages s'appliquent uniquement aux nouvelles livraisons ou réceptions créées depuis une ou plusieurs commandes.

Journal d'audit : rechercher et expliquer un événement

Le Journal d'audit conserve les modifications métier, corrections et changements de statut de l'entreprise. La barre de recherche accepte un acteur, un motif, une action ou un identifiant. Trois filtres complètent la recherche : Toutes les entités, Toutes les actions et Toutes les origines.

• Le filtre des entités peut cibler Réception fournisseur, Registrationdocument, Facture client, Commande client ou Devis client.
• Le filtre des actions peut cibler Confirmed, Informations client actualisées, Paiement enregistré, Registration document.finalized, Registration document.updated ou Statut modifié.
• Le filtre des origines distingue au minimum API dans l'écran observé ; les choix disponibles dépendent des événements présents dans l'entreprise.
• Le tableau affiche la Date, l'Événement, l'Auteur, le Motif et l'Origine. Voir ouvre le détail de la ligne.

La fenêtre de détail présente le type d'événement, l'entité et sa date, l'auteur, l'origine, l'identifiant de l'entité, l'identifiant de l'événement, le motif et les modifications sous la forme Champ / Avant / Après. La pagination indique la plage affichée, le nombre total d'événements et le nombre de lignes par page.

Exports comptables : produire un snapshot contrôlé

Dans Paramètres > Exports comptables, commencez par choisir la Période. Le sélecteur de dates permet de définir une plage ; les documents et règlements compris dans cette période sont figés dans le snapshot au moment de la génération.

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   Choisir la période

   Ouvrez le calendrier, sélectionnez la date de début et la date de fin, puis cliquez sur Appliquer.

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   Choisir le mode

   Mode simple utilise les comptes et journaux standards. Mode personnalisé affiche le plan de comptes et les codes journaux à vérifier avec votre expert-comptable.

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   Générer et télécharger

   Cliquez sur Générer et télécharger. L'export produit un journal CSV UTF-8 ou un fichier Excel (.xlsx) selon le format pris en charge par l'écran.

En mode personnalisé, les champs disponibles sont Compte clients, Compte fournisseurs, Compte de ventes, TVA collectée, Compte d'achats, TVA déductible, Compte bancaire, puis Journal des ventes, Journal des achats et Journal de banque.

La section Export contrôlé rappelle les garanties de l'écran : écritures équilibrées, snapshot immuable et idempotent, données isolées par entreprise. L'Historique des exports conserve le nom du fichier, son empreinte, la période, l'auteur et la date de génération ; Télécharger permet de récupérer à nouveau exactement le même snapshot. Ces fichiers facilitent l'import mais ne constituent pas un FEC réglementaire.