Invitez un collaborateur dans la société en associant son adresse e-mail à un rôle. Le lien sécurisé envoyé permet à la personne de rejoindre Oyster Flow avec les permissions prévues, même si elle ne possède pas encore de compte.
Avant d’envoyer l’invitation
Vous devez disposer de la permission de gestion des membres et d’au moins un rôle attribuable dans la société. Si le niveau d’accès attendu n’existe pas encore, créez-le depuis Rôles et permissions.
- Préparez l’adresse professionnelle exacte de la personne.
- Choisissez un rôle qui contient uniquement les permissions nécessaires à sa mission.
- Vérifiez les permissions affichées dans l’aperçu du rôle avant l’envoi : elles seront appliquées lorsque l’invitation sera acceptée.
Envoyer une invitation
- 1
Ouvrir le formulaire
Depuis Configuration > Équipe > Membres, cliquez sur Inviter un membre. Vous pouvez aussi ouvrir directement le formulaire depuis la page des invitations en attente.
- 2
Saisir l’adresse e-mail
Renseignez Email du membre au format `membre@entreprise.fr`. L’adresse est normalisée avant d’être utilisée pour le lien d’invitation.
- 3
Choisir le rôle
Ouvrez Choisir un rôle, recherchez le rôle par son nom puis sélectionnez-le. La fenêtre affiche le profil et le nombre de permissions associés à chaque rôle.
- 4
Relire les accès
La zone Accès appliqués à ce membre affiche la liste exhaustive du rôle choisi. Si aucun rôle n’est sélectionné, l’invitation ne peut pas être enregistrée.
- 5
Envoyer
Cliquez sur Envoyer l’invitation. Oyster Flow crée une invitation en attente et envoie un lien sécurisé à l’adresse indiquée.
Validations et cas bloquants
- L’adresse doit être renseignée et respecter un format e-mail valide.
- Le rôle est obligatoire : le formulaire affiche Veuillez choisir un rôle si vous tentez d’envoyer sans sélection.
- Une personne déjà membre de la société ne peut pas recevoir une nouvelle invitation pour cette société.
- Une invitation active existe déjà pour la même adresse ? Oyster Flow refuse le doublon ; utilisez Renvoyer un lien depuis la page des invitations.
- Si le service d’envoi d’invitations n’est pas disponible, l’invitation n’est pas créée et un message d’erreur est affiché.
Suivre, renvoyer ou annuler
Ouvrez Invitations envoyées depuis la liste des membres. Chaque ligne indique l’adresse, le rôle attribué et la date d’expiration du lien. Une invitation reste en attente tant qu’elle n’est pas acceptée ou annulée.
- Renvoyer un lien invalide le lien précédent et en génère un nouveau pour la même adresse et le même rôle.
- Annuler le lien demande de confirmer l’adresse puis invalide immédiatement l’invitation.
- Un lien expiré ne peut pas être accepté. Envoyez un nouveau lien depuis la liste plutôt que de réutiliser l’ancien.
À retenir
- L’invitation ne donne pas un accès libre : elle transmet le rôle sélectionné et ses permissions.
- La personne doit accepter avec l’adresse e-mail invitée ; une adresse différente est refusée.
- Ne partagez pas un lien d’invitation dans un canal public. Annulez-le immédiatement s’il a été transmis à la mauvaise personne.
- Après acceptation, le membre peut être retrouvé et contrôlé depuis sa fiche.
Modifier le rôle d’un membre · Comprendre les profils d’accès