Ventes : devis, commandes, livraisons et facturation

Ouvrir le parcours commercial

Dans la barre latérale de l’application, ouvrez Gestion commerciale > Ventes. Le sous-menu contient six entrées : Devis, Commandes, Livraisons, Factures, Avoirs et Points de vente. Les clients sont sélectionnés depuis les documents de vente ; les produits fournissent les références, unités, tarifs et taux de TVA.

• Devis : préparer une proposition avec une date d’émission, une échéance, des lignes et une remise.
• Commandes : enregistrer l’engagement du client et suivre les quantités commandées, réservées et livrées.
• Livraisons : préparer une expédition, choisir les lots réellement sortis et conserver la trace de la sortie.
• Factures : émettre un document, suivre son origine, ses règlements et sa transmission électronique.
• Avoirs : créditer tout ou partie d’une facture sans modifier le document d’origine.
• Points de vente : préparer une vente terrain dans un brouillon séparé du flux client classique.

Le parcours de vente, du devis à l’encaissement

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   Préparer le référentiel

   Créez ou retrouvez le client, puis vérifiez les références produits, leur unité, leur tarif et leur TVA. Ces données alimentent les sélecteurs et les lignes des documents.

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   Proposer avec un devis

   Saisissez le client, la date du devis, l’échéance, les lignes, les notes et la remise globale. Depuis un devis confirmé, le menu Suite du processus permet de créer une nouvelle version, une commande ou une facture.

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   Engager avec une commande

   Enregistrez les produits, les quantités, les prix HT, la TVA et, si nécessaire, une date de livraison. La création permet de conserver un brouillon ou de confirmer immédiatement la commande ; la confirmation rend possible le suivi des réservations et des reliquats.

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   Préparer la livraison

   Créez une livraison depuis une commande disponible avec un reliquat, ou directement depuis un client. Contrôlez la quantité livrée, puis affectez le lot réellement sorti et la date/heure de sortie. Une commande peut ainsi être livrée en plusieurs fois.

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   Émettre la facture

   Créez une facture depuis une livraison compatible, depuis un autre document commercial ou par saisie manuelle. La facture reprend ses lignes et ses totaux, puis expose ses documents d’origine dans sa fiche.

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   Encaisser et corriger

   Depuis la facture, enregistrez chaque règlement avec son montant, sa date et son moyen de paiement. Pour une rectification après émission, utilisez un avoir ou une facture complémentaire afin de conserver l’historique.

Retrouver un document dans une liste

Chaque liste Ventes combine une recherche plein texte, des filtres et une pagination. La recherche couvre notamment le numéro du document, le client, sa référence, les tags et les références ou libellés des lignes. Les filtres visibles varient selon le module, mais vous retrouvez généralement le client, le statut, le produit, le créateur et une période.

• Utilisez Rechercher pour cibler un numéro, un client ou une référence produit.
• Ouvrez Tous les clients, Tous les statuts, Tous les produits, Tous les créateurs ou Sélectionner une période pour réduire la liste.
• Utilisez le bouton d’ordre chronologique placé dans l’en-tête de la liste pour inverser l’affichage des numéros ou des dates.
• Sur les listes qui le permettent, cochez plusieurs lignes pour préparer une action groupée ou un export. Le menu d’actions d’une ligne reste disponible depuis la colonne Actions.
• Sur mobile, la table devient une liste de cartes ; les mêmes informations et le même menu d’actions restent accessibles.

Champs communs aux documents commerciaux

Les formulaires de devis, de commande et de facture suivent la même logique. Commencez par Sélectionner un client : la fenêtre de choix permet de rechercher une fiche, de filtrer par tag ou de créer un client sans quitter le formulaire. Le document conserve ensuite le client sélectionné et sa référence.

• Les dates sont choisies avec les boutons calendrier. Les devis et factures affichent une date d’émission et une échéance ; les commandes proposent une date de commande et une date de livraison facultative.
• Une ligne peut venir du catalogue avec Rechercher ou choisir un produit… ou être saisie manuellement. Les colonnes principales sont la référence, la quantité, l’unité, le prix unitaire HT, la TVA et le total de ligne.
• La sélection d’un produit peut préremplir le prix et le taux de TVA configurés sur la référence ; vérifiez toujours la ligne avant d’enregistrer.
• La remise globale se saisit soit en euros, soit en pourcentage. Le formulaire affiche la remise appliquée, le total HT, la TVA et le total TTC.
• Les totaux visibles sont une estimation instantanée ; les totaux finaux sont recalculés côté API lors de l’enregistrement.
• Les notes du devis et de la facture sont destinées aux précisions affichées sur le document : conditions, références ou remarque client.

Comprendre les statuts

Le statut se modifie depuis le badge de la liste ou depuis la fiche détail lorsqu’une transition est autorisée. Le sélecteur affiche une fenêtre Changer le statut, décrit la conséquence du choix et demande une confirmation. Certaines situations sont calculées automatiquement et le badge est alors désactivé.

• Devis : Brouillon, Confirmé, Envoyé, Accepté ou Annulé. Un devis confirmé ouvre les actions de suite du processus ; l’annulation conserve le document pour l’historique.
• Commandes : Brouillon, Confirmée, Livrée ou Annulée. Quand une commande confirmée est livrée en partie, la liste affiche Partiellement livrée avec un pourcentage et un montant livré.
• Livraisons : Brouillon, Confirmée, Livrée ou Annulée. La fiche détail présente aussi les lots affectés et les informations de sortie à contrôler.
• Factures : Brouillon, Émise, Confirmée, Envoyée, Partiellement payée, Payée ou Annulée. Une facture payée ou déjà envoyée n’est pas librement modifiable depuis le même sélecteur.
• Avoirs : l’avoir est confirmé puis peut être envoyé ; son montant disponible dépend du reste à créditer sur la facture source.

Ne confondez pas le statut commercial et l’état du stock : une livraison comporte à la fois un statut de workflow, une quantité, un lot sorti, une date/heure de sortie et, le cas échéant, une non-conformité associée.

Devis : préparer et transformer une proposition

La liste Devis affiche le numéro, le client, les dates d’émission et d’échéance, le statut, l’origine, le nombre de lignes, le total HT/TTC, le créateur et les actions. Vous pouvez filtrer par client, statut, tag, produit, créateur et période.

Dans Nouveau devis, sélectionnez le client, choisissez la date du devis et l’échéance, ajoutez une ou plusieurs lignes, puis complétez les notes et la remise globale. Le sélecteur de produit distingue les références du catalogue et les références stockables ; une ligne peut aussi rester manuelle. Le bouton Créer un devis enregistre le document lorsque le client et les lignes obligatoires sont valides.

• Depuis le badge Confirmé ou un autre statut modifiable, choisissez une transition puis confirmez-la.
• Dans Actions > Documents, utilisez Voir le devis ou Régénérer le devis.
• Dans Actions > Suite du processus, utilisez Créer une nouvelle version, Générer une commande ou Générer une facture.
• Modifier le devis conserve le contexte du document ; Envoyer par e-mail ouvre le parcours d’envoi avec le document commercial.
• La fiche détail affiche le client, le numéro, la version, les dates, le créateur, les totaux et chaque ligne avec son total.

Commandes : engager le client et suivre le reliquat

La liste Commandes affiche le numéro, le client, les dates de commande et de livraison, le statut, les livraisons liées, le nombre de lignes, le total, le créateur et la date de création. Chaque ligne peut aussi montrer une barre de progression avec le pourcentage et le montant déjà livré.

Dans Nouvelle commande, sélectionnez le client, choisissez la date de commande et activez Renseigner une date de livraison si une date doit apparaître sur le bon de commande. Ajoutez les lignes produit ou manuelles, vérifiez le prix HT et la TVA, puis contrôlez les totaux. Après la validation du formulaire, choisissez de conserver un brouillon ou de créer immédiatement la commande.

• Dans le détail, Réservation stock rappelle la quantité réservée au niveau de la commande et chaque ligne affiche la quantité livrée par rapport à la quantité commandée.
• Une commande partiellement livrée reste identifiable par son pourcentage ; la liste donne un accès direct à chaque livraison liée.
• Dans Actions, vous pouvez ouvrir Documents > Voir le bon ou Régénérer le bon, créer une livraison lorsque la commande est confirmée, ouvrir Gestion pour modifier le numéro, actualiser le client ou modifier la commande, puis envoyer un e-mail.
• Une modification d’une commande qui possède déjà des documents enfants peut déclencher un aperçu d’impact et demander de confirmer la propagation avant l’enregistrement.

Livraisons : préparer, affecter et tracer la sortie

La liste Livraisons relie chaque livraison à son client et, lorsqu’elle existe, à sa commande source. Elle affiche les dates, le statut, le nombre de lignes, le total HT/TTC, le créateur, la date de création et les actions.

Dans Nouvelle livraison, choisissez l’origine : Depuis une commande pour reprendre le client, les lignes et les réservations d’une commande avec reliquat, ou Depuis un client pour composer une livraison sans commande source. Dans les deux cas, choisissez la date de livraison avant de créer le brouillon ou de confirmer immédiatement.

• Depuis une commande, les lignes sont reprises et la quantité proposée correspond au reliquat préparé. Le formulaire empêche de livrer plus que la quantité encore disponible.
• Développez une ligne pour contrôler le libellé, la référence, le prix HT, la TVA, le total et le mode de stock.
• Utilisez Lier les lots pour ouvrir le sélecteur de lot. Il affiche le stock disponible, le lieu et la date de disponibilité ; sélectionnez le lot réellement sorti, puis renseignez la date et l’heure de sortie.
• Une livraison peut être partielle. La commande source conserve alors son pourcentage de livraison et reste disponible pour un nouveau reliquat.
• La fiche détail expose la commande source, le client, les identifiants, les totaux, chaque lot sorti, la quantité, la date/heure de sortie et le lien vers une non-conformité.

Le menu Actions d’une livraison regroupe les documents (Bon de livraison, avec visualisation ou régénération), le Cerfa lorsque le lot doit être sélectionné, la Traçabilité, la gestion de la livraison, la déclaration de non-conformité et l’envoi par e-mail.

Factures : émettre, envoyer et enregistrer les règlements

La liste Factures affiche les dates d’émission et d’échéance, le statut, l’origine — par exemple une livraison —, l’état de la facture électronique, le total HT/TTC et le créateur. Utilisez la recherche, les filtres client, statut, tag, produit, créateur et période pour retrouver une facture.

Le formulaire Nouvelle facture reprend les champs communs : client, date de facture, échéance, lignes, notes et remise globale. Une facture peut être saisie manuellement ou générée depuis un document compatible ; le détail conserve alors son origine et ses liens.

• Dans l’onglet Général, retrouvez les informations commerciales, le statut, l’origine, les totaux, les lignes facturées et le panneau Règlements.
• Cliquez sur Enregistrer un règlement pour renseigner le montant, la date et le moyen de paiement. Les moyens proposés comprennent virement, carte, espèces, chèque, prélèvement, lettre de change et autre.
• Un règlement est affiché avec sa date et son moyen. Contre-passer ouvre une correction traçable du règlement au lieu de supprimer l’événement.
• Dans Actions > Documents, visualisez ou régénérez la facture et son récapitulatif. Actions > Corrections propose Créer un avoir ou Créer une facture complémentaire.
• Une facture émise, envoyée ou payée doit être corrigée par un document dédié lorsque la modification directe n’est plus autorisée.

L’onglet Facture électronique indique si une facture électronique est liée. Depuis Actions > Facture électronique, Oyster Flow propose de générer, valider puis déposer une Factur-X EN16931 sur SuperPDP, selon les réglages, droits et crédits disponibles.

Avoirs : créditer tout ou partie d’une facture

Un avoir corrige financièrement une facture sans modifier le document d’origine. Dans Avoirs, recherchez un avoir par son numéro, puis consultez son client, sa facture source, sa date, son motif, son statut, son état électronique, son créateur et son total TTC.

Dans Nouvel avoir, choisissez une facture d’origine parmi les factures non annulées. Oyster Flow reprend exclusivement les lignes et les conditions fiscales de cette facture et affiche le total déjà crédité ainsi que le montant restant disponible.

• Par quantités : sélectionnez une ligne, puis indiquez la quantité à créditer sans dépasser le restant facturé.
• Par montants : sélectionnez une ligne et saisissez le montant à créditer en HT ou en TTC selon le mode proposé.
• Choisissez un motif parmi Retour de marchandises, Erreur de prix, Erreur de quantité, Erreur de facturation, Geste commercial ou Autre.
• Ajoutez si besoin une note complémentaire ; le formulaire indique une limite de 4 000 caractères.
• Contrôlez le nombre de lignes, le HT, la TVA et le TTC avant de cliquer sur Créer l’avoir.

Points de vente : préparer une vente terrain

Les Points de vente sont séparés du flux client devis–commande–livraison–facture. La liste permet de rechercher un point de vente ou une référence et de filtrer par point de vente ou période.

Le formulaire Créer un point de vente demande un libellé libre, une date et une ou plusieurs références à préparer. Il n’y a pas de sélection de client. Le bouton Créer le brouillon prépare la vente sans impact immédiat sur le stock ; les lots suivent le mode d’affectation configuré dans l’application.