Le document d’enregistrement : douze mois
L’arrêté du 29 août 2023 prévoit que les établissements à l’origine et destinataires du transfert conservent chacun un exemplaire de chaque document d’enregistrement pendant douze mois à compter de leurs signatures respectives.
Le délai se rattache donc aux signatures du document, et non à une date générique de fin de campagne. Classez l’original ou la copie avec cette date de référence.
Ne pas mélanger les délais
L’étiquette d’un colis de mollusques bivalves vivants non conditionné en emballages individuels peut devoir rester attachée au colis pendant au moins 60 jours après le fractionnement par le détaillant. Ce délai ne remplace pas celui du document d’enregistrement.
Pour les registres, preuves d’autocontrôles, factures, contrats ou documents demandés par d’autres textes, définissez une politique d’archivage cohérente avec votre activité et faites-la valider.
Mettre en place un archivage praticable
Conservez une référence de lot, la date de signature, l’émetteur, le destinataire et le chemin vers le document. Un nom de fichier stable et une recherche par numéro de lot permettent de répondre plus vite à une demande.
- Créer un dossier par année ou par campagne sans casser la recherche par lot.
- Nommer les fichiers avec le numéro de lot et la date de signature.
- Conserver la version signée et distinguer les corrections ou versions.
- Prévoir une sauvegarde et un contrôle périodique des documents lisibles.