Commencer par une fiche d’identification
Pour chaque lot, prévoyez une référence unique, l’espèce, la quantité et l’unité, l’origine ou la zone, la date de récolte ou d’entrée et le lieu où le lot se trouve. Ces champs forment le point de départ de la recherche.
Lorsque plusieurs lots sont transférés ensemble, gardez la possibilité de les distinguer. Un regroupement pratique ne doit pas empêcher de remonter à chaque origine.
Tracer les opérations qui changent l’histoire du lot
Ajoutez une ligne ou un événement pour chaque entrée, réimmersion, passage en purification, transfert, sortie, retour, fractionnement ou non-conformité qui modifie votre suivi.
- Date et type de mouvement.
- Lieu de départ et lieu d’arrivée ou de traitement.
- Quantité mouvementée et reliquat lorsque cela est utile.
- Destination, acheteur ou établissement destinataire.
- Document, étiquette, analyse ou justificatif associé.
Faire du registre un outil de recherche
Testez le modèle avec deux questions : retrouver l’origine d’un lot sorti hier et retrouver tous les destinataires d’un lot donné. Si la réponse exige de recroiser plusieurs fichiers, ajoutez une référence commune ou un lien documentaire.
Le registre peut être tenu sur papier, tableur ou logiciel selon votre organisation. Le format ne suffit pas à lui seul : c’est la qualité, la cohérence et la disponibilité des informations qui comptent.