Facturation électronique : e-factures et SuperPDP

Le parcours en un coup d’œil

1. 1

   Connecter l’entreprise

   Dans Paramètres > Profil entreprise > Facturation électronique, choisissez l’environnement Sandbox ou Production, puis autorisez Oyster Flow auprès de SuperPDP.

2. 2

   Préparer les parties

   Complétez les informations de facturation de votre entreprise et renseignez, pour chaque client professionnel, le SIRET et l’adresse de routage vérifiée dans l’annuaire.

3. 3

   Émettre le document

   Depuis une facture ou un avoir confirmé, ouvrez Actions > Facture électronique > Exporter la facture électronique. Oyster Flow génère, valide et dépose le document sur SuperPDP.

4. 4

   Suivre ou recevoir

   L’onglet Facture électronique, la page E-factures et l’historique des événements affichent l’état de transmission. Le bouton Relever SuperPDP importe les factures fournisseurs disponibles.

1. Connecter votre entreprise à SuperPDP

Ouvrez Paramètres > Profil entreprise, puis l’onglet Facturation électronique. La carte Connexion SuperPDP indique l’état de la liaison, l’identifiant vérifié et la date du dernier contrôle.

• Choisissez Sandbox pour tester le parcours sans transmettre de facture réelle. Pour une société réelle, sélectionnez Production et saisissez son SIREN sur 9 chiffres.
• Cliquez sur Se connecter avec SuperPDP. Oyster Flow vous redirige vers SuperPDP pour autoriser la société, puis revient dans le profil entreprise.
• Une connexion peut être Non connectée, Connexion en cours, Vérification en attente, Prête à recevoir ou Vérification échouée. Utilisez Actualiser après une autorisation en attente.
• La section Lignes d’annuaire affiche les adresses déclarées pour la réception. Cliquez sur Actualiser les lignes pour recharger les statuts et les dates d’entrée en vigueur.

La configuration de la connexion dépend du serveur Oyster Flow. Si la carte indique une configuration serveur incomplète, l’autorisation OAuth ne peut pas être finalisée par l’utilisateur : contactez l’équipe Oyster Flow.

2. Préparer les informations du vendeur

Dans Paramètres > Profil entreprise > Facturation, renseignez la raison sociale, l’adresse complète, le pays, le SIRET, le numéro de TVA lorsque nécessaire et le régime de TVA. Ces informations alimentent l’identité vendeur de la facture et son document structuré.

• Le SIRET du vendeur est obligatoire pour une transmission de production.
• Le numéro de TVA est attendu lorsque les lignes sont soumises à la TVA. Avec le régime Franchise en base — article 293 B du CGI, les contrôles et mentions fiscales sont adaptés à l’exonération.
• L’adresse doit être complète : voie, code postal, ville et pays. Une adresse incomplète bloque la conversion EN16931.
• Le profil entreprise est distinct de l’identité affichée dans l’espace de travail : contrôlez les deux onglets si le nom de société a été modifié.

Voir les informations de facturation · Revoir la configuration de l’entreprise

3. Préparer chaque client destinataire

Une facture électronique de production est destinée à un client Pro. Dans Gestion commerciale > Clients, ouvrez la fiche puis Modifier. La section Informations secondaires contient les données nécessaires au routage.

1. 1

   Renseigner l’identité

   Saisissez la raison sociale, le SIRET à 14 chiffres et, si nécessaire, le numéro de TVA. Le type de client doit être Pro : les particuliers ne sont pas éligibles à cette transmission de production.

2. 2

   Vérifier l’adresse électronique

   Cliquez sur Vérifier l’adresse de facture électronique. Oyster Flow interroge l’annuaire SuperPDP à partir du SIRET et affiche les adresses actives trouvées.

3. 3

   Choisir le routage

   S’il existe plusieurs adresses actives, sélectionnez celle destinée à recevoir les factures. S’il n’en existe qu’une, elle peut être proposée automatiquement.

4. 4

   Compléter l’adresse de facturation

   Renseignez l’adresse, le code postal, la ville et le pays. Vous pouvez reprendre l’adresse de livraison lorsque les deux adresses sont identiques.

• Adresse trouvée : au moins une adresse active est disponible dans l’annuaire.
• Plusieurs adresses trouvées : plusieurs routes sont actives, choisissez la bonne avant d’enregistrer.
• Entreprise non trouvée : le SIRET n’est pas référencé dans l’annuaire de facturation électronique.
• Entreprise inactive : l’entreprise est référencée, mais aucune adresse de réception n’est active.
• Vérification indisponible : SuperPDP n’a pas répondu ; réessayez plus tard sans enregistrer une adresse devinée.

Comprendre les fiches clients · Modifier un client

4. Envoyer une facture électronique

Créez d’abord la facture dans Ventes > Factures. Vous pouvez partir d’une livraison ou d’un devis, ou utiliser Nouvelle facture pour une facture indépendante. Vérifiez le client, les dates, les lignes, la quantité, l’unité, le prix unitaire HT, la TVA, la remise et l’échéance.

1. 1

   Émettre la facture

   La facture doit être émise et non annulée. Une facture en brouillon ne peut pas être transmise. Une date d’échéance est nécessaire dès que le total TTC est positif.

2. 2

   Ouvrir l’action e-facture

   Depuis la liste ou la fiche de facture, ouvrez Actions > Facture électronique puis sélectionnez Exporter la facture électronique.

3. 3

   Laisser Oyster Flow contrôler le document

   Oyster Flow convertit les données en Factur-X EN16931, valide la conformité du fichier puis le dépose sur SuperPDP. La référence SuperPDP est conservée sur le document.

4. 4

   Consulter la transmission

   Ouvrez l’onglet Facture électronique de la fiche pour voir l’état, l’environnement, le format, la date de dépôt, le bouton Voir la Factur-X et l’historique des événements SuperPDP.

Le même parcours est disponible pour un avoir depuis Ventes > Avoirs. L’avoir garde la référence de la facture d’origine et ses lignes fiscales ; après dépôt, corrigez au moyen d’un nouvel avoir ou d’une facture complémentaire plutôt qu’en réécrivant le document transmis.

Ouvrir les factures · Créer une facture · Voir les avoirs

5. Comprendre les statuts et les événements

La liste E-factures affiche le dernier événement connu. La fiche du document affiche en plus l’historique chronologique, son horodatage, le message SuperPDP et, lorsqu’il est disponible, le code FR.

• Non transmise : aucun dépôt électronique n’est encore lié à la facture ou à l’avoir.
• Envoyée / Déposée sur SuperPDP : le document a été soumis et sa référence distante est enregistrée ; l’événement de validation peut encore être attendu.
• Reçue par la plateforme — code fr:200 : SuperPDP a validé le dépôt. Le document Factur-X reste accessible depuis la fiche.
• Encaissée — code fr:212 : l’encaissement a été déclaré auprès de la plateforme. Oyster Flow peut alors synchroniser le paiement de la facture.
• Rejetée — code fr:213 : la transmission a échoué. La facture locale reste émise ; corrigez la cause indiquée puis utilisez Réessayer l’envoi lorsque l’action est proposée.
• En attente — par exemple fr:202 : la soumission est enregistrée mais aucun verdict final n’est encore disponible. Actualisez les événements au lieu de créer un doublon.

6. Recevoir les factures fournisseurs

Une fois la connexion SuperPDP vérifiée, Oyster Flow peut relever les factures électroniques adressées à votre société. Depuis E-factures, cliquez sur Relever SuperPDP. La page peut aussi lancer une relève initiale automatiquement lorsque votre rôle et la connexion le permettent.

1. 1

   Relever les documents

   Oyster Flow recherche les nouveaux documents et les tentatives précédentes en échec. Un message vous indique le nombre importé, les éventuels échecs et la présence d’autres factures à relever.

2. 2

   Retrouver la facture

   Les factures importées sont accessibles dans le flux Reçues de la page E-factures et dans Achats > Factures fournisseur.

3. 3

   Contrôler la pièce structurée

   La fiche fournisseur affiche la référence SuperPDP, l’environnement, le format Factur-X EN16931, la date d’import et les événements de la plateforme. Le document électronique peut être ouvert lorsque la pièce est disponible.

4. 4

   Lier une saisie existante

   Si vous aviez déjà saisi la facture fournisseur, ouvrez son onglet électronique et utilisez l’action de liaison proposée. Oyster Flow recherche les e-factures compatibles, notamment à partir du numéro de facture.

Une relève sans résultat affiche Aucune nouvelle facture électronique reçue. En cas de résultat partiel, corrigez les fiches signalées puis relancez la relève ; si d’autres documents sont disponibles, le message D’autres factures sont disponibles : relancez la synchronisation vous invite à continuer.

Ouvrir les e-factures · Voir les factures fournisseur

7. Utiliser la page E-factures

La page Gestion commerciale > E-factures est la vue de pilotage des transmissions. Elle ne reprend pas toutes les factures commerciales : seules les factures, les avoirs et les factures fournisseurs reliés à un flux électronique apparaissent.

• Les cartes Documents envoyés et Factures reçues filtrent directement la liste sur le flux choisi.
• Le filtre Tous les flux propose Envoyées et Reçues. La recherche retrouve un numéro de document, un tiers, une référence SuperPDP, un code ou un message d’événement.
• Les colonnes indiquent le flux, le document, le tiers, la date, le dernier événement et le total TTC. Le bouton d’action ouvre la facture, l’avoir ou la facture fournisseur d’origine.
• Sur mobile, les mêmes informations sont regroupées sous forme de cartes. Les droits de lecture ventes et achats déterminent les flux visibles et les actions disponibles.

8. Gérer les crédits d’envoi

Le solde de crédits est visible dans le menu du compte utilisateur. Chaque dépôt d’une facture ou d’un avoir électronique consomme un crédit. Le nombre de crédits inclus et les packs disponibles peuvent évoluer avec votre offre.

1. 1

   Consulter le solde

   Ouvrez le menu de votre profil en haut de l’application : le compteur crédits disponibles y est affiché.

2. 2

   Acheter un pack

   Cliquez sur Acheter un pack ou ouvrez Facturation > Packs de crédits. Les packs proposés affichent leur nombre de crédits et leur prix TTC avant la redirection vers le paiement.

3. 3

   Reprendre un envoi bloqué

   Si le quota est atteint, Oyster Flow ouvre une fenêtre Quota de factures électroniques atteint avec un lien vers l’achat de crédits. Après l’achat confirmé, relancez l’envoi depuis le document rejeté ou non transmis.

Dépanner une transmission

• La connexion n’est pas prête : retournez dans Paramètres > Profil entreprise > Facturation électronique, contrôlez l’environnement et utilisez Actualiser. Vérifiez aussi les lignes d’annuaire.
• Client non éligible ou adresse absente : le client doit être de type Pro, avoir un SIRET valide, une adresse active vérifiée et une adresse de facturation complète.
• Informations vendeur absentes : renseignez la raison sociale, le SIRET, l’adresse, le pays et le numéro de TVA lorsque le régime l’exige dans l’onglet Facturation de l’entreprise.
• Date ou lignes invalides : une facture annulée ou en brouillon ne peut pas être envoyée ; contrôlez l’échéance, la TVA et l’unité de chaque ligne.
• Document rejeté par la conformité : l’erreur peut concerner une règle EN16931, la TVA, une mention légale française ou la conversion Factur-X. Corrigez les données affichées dans le message puis renvoyez le document.
• Événements indisponibles : le document reste accessible. Utilisez Actualiser depuis l’historique plus tard ; ne soumettez pas un second document tant que le dernier état n’est pas connu.